7 Recomendaciones para convertir tu evento offline en un evento online

Nadie va a negar la importancia que han ganado los eventos y congresos como espacios de networking. A nosotros nos encantan estos encuentros, principalmente para conocer especialistas de distintas industrias y compartir con ellos ideas y experiencias. En el mundo del Marketing Digital hay muchos eventos, y seguramente tú mismo hayas recibido invitaciones a presenciar algunos de ellos. 

Sin embargo, hay momentos o circunstancias en las que los eventos presenciales no son recomendados. Por ejemplo ahora. En el marco de un panorama mundial de emergencia en relación al coronavirus (COVID-19), este tipo de eventos se ven resentidos.

Las grandes concentraciones son desaconsejadas. ¿Qué hacemos con las invitaciones recibidas? ¿Y si lo estás organizando tú, cancelas todo y te echas para atrás? Antes lee este artículo, porque insistimos: no todo el panorama es desolador. 

Deberías saber que en esta difícil situación existe también una gran oportunidad.

En las próximas líneas te contaremos paso a paso cómo migrar eventos del mundo offline al online, y además revisaremos las ventajas de organizar nuevas activaciones en el mundo digital.

Cómo hacer un evento online como el EMMS 

Llevar a cabo la migración de un evento offline a uno online tiene grandes beneficios, pero conlleva también desafíos. Las situaciones de crisis nos ponen a prueba y aceleran la Transformación Digital en los negocios en todas las industrias y tamaños. Es hora de comenzar a pensar en digital. 

Desde hace 13 años, en Doppler organizamos cada año el evento online y gratuito de Marketing Digital más importante: El EMMS. Si bien hemos tenido ediciones presenciales en el pasado, lo cierto es que el evento ganó repercusión y se posicionó cuando lo migramos al entorno digital.

En la última edición, más de 30 mil personas asisten para capacitarse con 8 speakers especialistas en diferentes temáticas. Se ha convertido en un evento pensado y creado para el mundo digital. 

Con la experiencia que nos avala decidimos crear una guía sobre aspectos que deberías tener en cuenta para comenzar a migrar tus eventos offline a eventos online. El objetivo es ayudarte a pensar las situaciones de crisis como una oportunidad para crear eventos mejores de lo que habías imaginado.

1. Redefine los objetivos de tu evento online

Lo primero que deberás hacer será volver a diseñar los objetivos de tu evento. Pero la primera buena noticia que te tenemos es que con tu evento online podrás llegar a más personas de las que tenías pensadas en un primer momento. 

Para lograr el cumplimiento de los objetivos propuestos, deberás volver a pensar tu estrategia y las acciones que llevarán al logro de esos objetivos. Algunos indicadores clave o KPI que solemos estimar previamente en Doppler para crear objetivos y medir el éxito del evento son:

• Total de Registros

• Total de Asistentes

• Engagement por Speaker (o bloque temático)

• Engagement en Social Media

• NPS (Net Promoter Score)

Una vez terminado el evento, también realizamos un análisis de otro tipo de KPIs que nos mostrarán el éxito del evento desde una perspectiva comercial o de negocios. 

• ROI (Return Of Investment) 

• Leads calificados de venta

• Clientes adquiridos

• Costo por Adquisición de cliente

Sin dudas hay muchas otras cosas que podemos medir y monitorear, y deberíamos. Como por ejemplo, si tu evento es pago, deberás configurar tus objetivos y medir Ticket promedio, Registros por tipo de Ticket, Canje de códigos de promoción, Conversión de visitas a compras, etcétera. 

¡A no ahogarse en un mar de métricas! Lo más importante será que puedas traducir tus objetivos del evento offline a objetivos digitales. Y que deduzcas cuáles serán las acciones que te llevarán a su cumplimiento. Para esto, échale un vistazo a la metodología OKR. ¡Te será de gran utilidad! 

Nuestra recomendación es que en base a tu objetivo final y recursos disponibles comiences pensando en la cantidad de registros y asistentes que te gustaría alcanzar. De acuerdo a las acciones que implementes, surgirán objetivos particulares y KPI asociados.

2. Escoge un Software de Streaming de alta calidad

No importa cuál sea la temática o el tamaño del evento que estés organizando. Siempre es recomendable e inclusive indispensable utilizar una plataforma de alta calidad para la transmisión de tu evento. Piensa en quienes estarán escuchándote y viéndote del otro lado de la pantalla.

Para la elección deberás tener en cuenta el proyecto en particular: si habrá varios speakers en distintos lugares físicos; si todo el evento transcurrirá en un mismo lugar; cuántas personas habrá involucradas y qué tipo de participación tendrá cada una; cuáles son los recursos técnicos que tienes a disposición; cuál es la duración que tienes en mente; en fin, hay muchas variables que se relacionan con tu proyecto. 

Pero en líneas generales, resumimos los principales puntos que deberás tener en cuenta a la hora de escoger un Software de video: 

• Los objetivos y el formato de tu evento
• Chat en vivo
• Calidad de Streaming
• Usabilidad para tu equipo
• Experiencia para tus usuarios
• Confiabilidad del sistema 
• Soporte y atención en caso de problemas 

Más allá de las recomendaciones anteriores, intenta focalizarte en la innovación. 

En este contexto, muchos de tus competidores estarán migrando hacia eventos online ahora mismo. Tu propuesta de valor tiene que estar en la estrategia pero también en los recursos técnicos que puedas aplicar (y ofrecer a tu audiencia). 

Existen muchas herramientas disponibles en el mercado, elige la que se ajuste de mejor manera a tu proyecto.

3. Promociona tu evento a través de Social Media y otros medios

La clave para que tu evento funcione de forma exitosa será la promoción que puedas hacer antes, durante y después del evento. Para cada estadío necesitarás comunicaciones y canales de comunicación distintos. Es por ello que la planificación será un ingrediente principal. 

Desde Doppler podemos ayudarte de varias maneras. No sólo con este artículo, sino también con la atracción de asistentes y el canal ideal para comunicarte con ellos.

Lo primero que deberás hacer será crear una cuenta en Doppler. Una vez creada tu cuenta, podrás diseñar Formularios de Suscripción para captar interesados en tu evento. Con Doppler puedes crear Formularios para captar Leads y diistribuirlos como quieras: en Landing pages, Redes Sociales o incluso en el Sitio Web de tu evento.

Y ya que hablamos de Redes Sociales, te recomendamos utilizar Instagram, LinkedIn, Facebook, Youtube e inclusive TikTok para promocionar tu evento. Ten en cuenta que tu estrategia dependerá en gran parte del comportamiento de tu Buyer Persona y los medios que consume. Deberás pensar bien tus contenidos y la frecuencia para captar la atención de tus potenciales asistentes para convertirlos en Leads. 

Aún con todo el esfuerzo orgánico será esencial que puedas contribuir a la promoción de tu evento con publicidad digital. ¿Cómo hacerlo? A través de Google Search, Display, LinkedIn Content e InMail y todos los medios que cuadren dentro de tu estrategia. Para ello deberás gestionar tu presupuesto y saber asignar a cada canal que te resulte interesante una porción adecuada. 

Recuerda: Una buena planificación y ejecución de tus Campañas publicitarias digitales te ayudará a aumentar tu Base de Leads de forma exponencial.

4. Potencia tu evento online con Email Marketing

Si la promoción de tu evento offline se encontraba en marcha, entonces probablemente ya cuentas con una Base de Datos (invitados) sobre la cual trabajar Campañas de promoción e incentivo a la participación. Sin embargo, virar hacia la organización de un evento online te permitirá hacer crecer exponencialmente esa Base de Datos y llegar a nuevos potenciales participantes. 

De acuerdo a Bizzabo, el 40% de los profesionales de Marketing para eventos creen que el Email Marketing es el canal más efectivo para la promoción de eventos. Y el 46% de las empresas B2B lo eligen como su principal forma de promocionarlos. 

Todo el esfuerzo que estarás haciendo de promoción para recaudar nuevos Leads debe ir a parar en algún lado, y es aquí donde el Email y Automation Marketing se vuelve clave. 

Por ejemplo, la integración de Doppler y Eventbrite a través de Zapier será de particular relevancia para optimizar recursos y concentrar tus esfuerzos en otras actividades. Con esta integración, puedes utilizar Eventbrite para captar usuarios y procesar pagos y que todos ellos se agreguen automáticamente a las Listas de Suscripción de tu cuenta en Doppler. Eso simplificará todo el sistema de comunicación que hayas pensado para las invitaciones, recordatorios y Campañas de Email post evento.

Fuente: www.fromdoppler.com

5. Genera alianzas para la difusión y realización del evento

Aún con todo el esfuerzo que puedas poner para el desarrollo de tu evento, necesitarás de ayuda de otras personas, empresas e influenciadores que puedan aportar a la difusión. 

Ya sea que necesites ayuda económica o material para la realización, o compartir comunidades para alcanzar un mayor número de Leads, es importante que cuentes con un plan para generar aliados. 

En Doppler contamos con aliados en todos los rincones del mundo. ¡Y nos encanta trabajar con ellos!

Lo primero que deberás hacer es definir el tipo de ayuda que necesitas y qué puedes ofrecer a cambio. Puede que sea dinero, recursos de contenido, difusión en tus Redes Sociales u otros canales, activaciones en conjunto u otros activos de Marketing que tengas en disponibilidad. Una vez definido, te recomendamos crear una presentación, hacer prospecting de posibles partners y comenzar a contactarlos. 

Estas son algunas recomendaciones que nos brinda Ennio Castillo, Partners Manager en Doppler para conseguir aliados que generen relaciones fructíferas:

• Busca aliados que compartan los mismos valores que tu empresa o proyecto. 
• Ofréceles material que pueda ser de utilidad para el crecimiento de sus propios proyectos. Recuerda que una relación tiene dos partes.
• Alíate sólo con aquellas personas y empresas cuya comunidad sea tu público objetivo. Es decir, si vas a seleccionar un microinfluencer de Instagram, asegúrate de que entre sus seguidores se encuentre tu target. 
• Evita las comunidades masivas. Es recomendable encontrar comunidades del nicho específico de tu negocio. De esta manera lograrás mejores resultados.

6. Garantiza los medios para la interacción de tus usuarios

Para muchos asistentes a eventos presenciales el gran beneficio de su asistencia y participación es la posibilidad de generar relaciones con otros colegas y profesionales de la industria. Algunas ideas para que puedas suplir la falta de networking presencial en tu evento, es garantizar los medios para que tus asistentes puedan interactuar durante la conferencia y después de ella, con otros asistentes. 

Algunas ideas para que puedas hacerlo son: 

• Crea tu propio hashtag del evento (¡Fundamental!)

Incentiva a los usuarios a participar en Redes Sociales a través del hashtag seleccionado, para así poder encontrarse e iniciar conversaciones digitales y compartir experiencias. ¡Haz que el Social Media vea y conozca lo que haces!

• Invierte en plataformas de encuestas y preguntas en vivo

Mantén la interacción durante las conferencias y participación del público. Genera espacios de preguntas y respuestas para generar reciprocidad entre los oradores y el público participante. ¡Genera conversación y multiplica las voces!

• Utiliza las funcionalidades de Redes Sociales

En paralelo a tus acciones de promoción del evento antes, durante y después del mismo, explota todas las herramientas disponibles en Redes Sociales. Por ejemplo, puedes utilizar los stickers de preguntas y respuestas, comentarios y encuestas y demás funcionalidades de Instagram, o incentivar a los usuarios a participar comentando un posteo en LinkedIn desde la página de empresa o la cuenta de los referentes de tu evento. 

7. Recomendaciones finales

Los eventos online siempre han ocupado un lugar especial en las estrategias de Marketing. Un evento puede tener diversos objetivos, pero algo es cierto entre los profesionales que nos apasiona esto: los eventos sirven para relacionarnos, dar vida a una marca y construir comunidad.

Nadie sabe qué desafíos traerán los próximos meses, pero sí sabemos que es un momento para poner la salud de nuestras comunidades como prioridad. Aprovecha la situación para activar hoy más que nunca tu evento digital y comenzar a crear experiencias. 

Tu capacidad para adaptarte será tu ventaja competitiva y crear experiencias digitales relevantes será tu mejor táctica. 

Estas son sólo algunas de las cosas que deberías pensar al pasar de un evento offline a una experiencia online. Hay mucho que compartir respecto a este tema, y me encantaría continuar la conversación en mis redes personales. 

También, si tienes experiencias para compartir, dudas o consultas puedes escribirlas aquí debajo en los comentarios y con gusto las leeré y responderé.

Y ahora, ¡manos a la obra!

• ¿Te ha gustado? Compártelo

Cancelar la respuesta

Resuelve Captcha*